ADMINISTRASI KEUANGAN, PROSES ADMINISTASI KEUANGAN DAN PERAN GURU DALAM ADMINISTRASI KEUANGAN

A.    Pengertian

Administrasi keuangan sekolah adalah suatu proses pencatatan dan pengendalian keuangan milik sekolah yang dilaksanakan secara bertanggungjawab, jujur, terbuka, tertib, cermat, efektif, efisien sehingga terarah pada pencapaian tujan sekolah secara optimal. Manajemen keuangan di sekolah terutama berkenaan dengan kiat sekolah dalam menggali dana, kiat sekolah dalam mengelola dana, pengelolaan keuangan dikaitkan dengan program tahunan sekolah, cara mengadministrasikan dana sekolah, dan cara melakukan pengawasan, pengendalian serta pemeriksaan.

Selain itu manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang akan turut menentukan  berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah.

Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian. 

1.      Administrasi keuangan dalam arti sempit mengandung pengertian yaitu segala pencatatan masuk dan keluarnya uang untuk membiayai kegiatan sekolah.

2.      Administrasi keuangan dalam arti luas mengandung pengertian penentuan kebijaksanaan dalam pengadaan dan penggunaan keuangan untuk mewujudkan kegiatan organisasi kerja, berupa kegiatan perencanaan, pengaturan pertangung jawab dan pengawasan keuangan.

Administrasi keuangan sekolah adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah sehingga kegiatan pendidikan lebih efektif dan efisien serta membantu pencapaian tujuan pendidikan.

Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Administrasi keuangan  sekolah adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan (revenue) dan penggunaan biaya (expenditure) yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana, pelaporan, pemeriksaan dan pertanggung-jawaban.

Menurut Depdiknas (2000) bahwa manajemen keuangan merupakan tindakan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan  Dengan demikian, manajemen keuangan sekolah dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan sekolah.

Pembiayaan pendidikan hendaknya dilakukan secara efisien. Makin efisien suatu sistem pendidikan, semakin kecil dana yang diperlukan untuk pencapaian tujuan-tujuan pendidikan. Untuk itu, bila sistem keuangan sekolah dikelola secara baik akan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya, dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai tujuan-tujuan pendidikan secara produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan dengan pembangunan masyarakat. Untuk mencapai hal-hal seperti di atas maka diperlukan adanya proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.

B.     Proses administrasi keuangan

1.      Penyusunan RPS

Pemerintah Indonesia melalui Kementerian Pendidikan Nasional di tahun 2006 menerbitkan Panduan Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS terdiri atas rencana strategis (Renstra) dan rencana operasional (Renop). Sesuai dengan PP No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pada pasal 53 ayat 1, disebutkan bahwa  “setiap satuan pendidikan dikelola atas dasar rencana kerja tahunan yang merupakan penjabaran rinci dari rencana kerja jangka menengah satuan pendidikan yang meliputi masa 4 (empat) tahun”.

Rencana kerja tahunan dikategorikan sebagai rencana operasional, sedangkan rencana kerja jangka menengah berkategori rencana strategis.Sebagai materi yang bersinambung dengan rangkaian materi yang dipaparkan pada topik sebelumnya, fokus modul ini terletak pada rencana kerja tahunan yang dikenal sebagai Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS). Tentu saja RKAS tidak boleh menyimpang dari RPS atau rencana strategis, karena keberadaan RKAS berfungsi mencapai tujuan-tujuan yang sebelumnya terangkum dalam  tujuan besar  RPS.

Program sekolah, baik jangka panjang, menengah, pendek, disusun dengan tujuan:

1.  Menjamin agar tujuan sekolah yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan tingkat kepastian yang tinggi dan resiko yang kecil

2.      Mendukung kordinasi antar stoke holder sekolah

3.   Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antar pelaku sekolah, antar sekolah dan pembina pendidikan, dan antar waktu

4.      Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, dan pengawasan

5.      Mengoptimalkan partisipasi warga sekolah dan masyarakat

6.      Menjamin tercapainya penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan dan berkelanjutan.

7.      Sebagai dasar ketika melaksanakan monitoring dan evaluasi pada akhir program

2.       Penyusunan RKAS

RKAS merupakan rencana biaya dan pendanaan program/kegiatan secara rinci untuk satu tahun  anggaran. RKAS adalah dokumen anggaran-anggaran sekolah resmi yang disetujui kepala sekolah serta disahkan Dinas  Pendidikan setempat (bagi sekolah negeri), atau penyelenggara pendidikan/yayasan (bagi sekolah swasta). Masa RKAS hanya berlaku untuk satu tahun ajaran yang akan datang, terdiri atas pendapatan dan belanja (pengeluaran). Pendanaan yang dicantumkan dalam RKAS hanya mencakup pengeluaran dalam bentuk uang yang akan diterima dan dikelola sekolah.

3.      Penggunaan

Pengunaan Keuangan Sekolah menurut  Depdagri dan depdikbud 1996 menyatakan bahwa dalam administrasi keuangan harus ada pemisahan tugas dan fungsi otorisator, ordonator dan pembendaharawan. Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan terjadinya penerimaan atau pengeluaran keuangan.

Sedangkan   Ordonator  adalah pejabat yang berwenang yang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Bendaharawan adalah pejabat yang berwenang yang melakukan penerimaan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya, yang dapat dinilai dengan uang dan diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggung jawaban. Penggunaan uang mestinya sesuai dengan alokasi anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu pengaturan penggunaan dan pembukuan keuangan tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang dan smuanya harus melalui proses dan prosedur yang berlaku.

4.      Pertanggung Jawaban

Pertanggung jawaban dapat disampaikan pada pimpinan, sumber pemberi dana maupun kepada personil sekolah untuk dapat diketahui bersama. Hal ini perlu dilakukan mengingat “ keuangan “ merupakan hal yang sangat sensitive. Ketidak-jelasan laporan pertanggung jawaban keuangan sekolah akan menambah anggapan negative terhadap kepala sekolah dalam hal penyelenggaraan keuangan sekolah yang tidak tertib.

Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggung jawabkan secara rutin sesuai peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggung-jawaban anggaran yang berasal dari orang tua siswa dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dananya. Pelaporan dan pertanggung-jawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan secara rinci dan transparan kepada dewan guru dan staf sekolah.

C.    Pemeriksaan Dan Pelaporan

Laporan semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan tugas pengelolaan keuangan disekolah harus dilaporkan dengan menggunakan tatacara yang ditetapkan.Format laporan keuangan sekolah merupakan daftar semua jenis penerimaan dan pengeluaran uang, atau yang disamakan dengan uang disampaikan kepada atasan.

Berdasarkan UU perbendaharaan Indonesia sebagaimana telah diubah dan ditambah terahir dengan UU No. 9 tahun 1968, pasal 77 Jo. PP.No.5 tahun 1975 pasal 12 dan 40 bendaharawan wajib mempertanggung jawabkan kenenaran semua penerimaan dan Pengeluaran. Kepala Sekolah sebagai atasan secara langsung ikut bertanggung jawab terhadap semua penerimaan dan Pengeluaran yang dilakukan oleh bendaharawan. Agar pertanggungjawaban dapat dilakukan dengan tertib dan abik, maka bendaharawan harus mencatat semua penerimaan dan Pengeluaran dengan rapi dan teratur.

Pencatatan Keuangan pada buku Kias Umum dan buku Kas Pembantu dilakukan sepanjang ada transaksi penerimaan dan Pengeluaran Uang, yang terlebih dahulu dibukukan pada buku Kas Umum kemudian dibukukan pada buku Kas Pembantu. Buku Kas Umum dan buku Kas Pembantu ditutup pada akhir bulan, atau sewaktu-waktu bila dianggap perlu, misalnya pada waktu ada pemeriksaan oleh yang berwenang atau pada waktu timbang terima pejabat lama kepada pejabat baru, baik kepala Sekolah maupun Bendaharawan.

Pertanggungjawaban dari semua sumber dana yang dikelola oleh Sekolah untuk membiayai kegiatan yang dilakukan dalam rangka Operasional dan Perawatan Sekolah dilaksanakan dengan menggunakan tata cara sebagaimana diatur dalam petunjuk pelaksanaan masing-masing sumber Dana. Pengawasan sebagaimana dijelaskan diatas, dapat mempermudah tugas pengawasan baik dalam mencegah terjadinya penyimpangan kebijaksanaan keuangan maupun pemindahan terhadap penyimpangan/penyelewengan. Pengawasan dapat dilakukan oleh Kepala sekolah dan oleh badan lainnya yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam rangka pengawasan internal kepala sekolah paling sedikit sekali dalam tiga bulan wajib melakukan pemeriksaan dan dibuat berita acara pemeriksaan.

D.    Peran Guru Dalam Administrasi Sekolah

Penanggung jawab biaya pendidikan adalah kepala sekolah namun demikian, guru diharapkan ikut berperan dalam administrasi biaya ini meskipun menambah beban mereka, juga memberikan kesempatan untuk ikut serta mengarahkan pembiayaan itu untuk perbaikan proses belajar mengajar.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan   data, pelaporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Beberapa peran guru dalam administrasi keuangan sebagai berikut:

1. Membuat file keuangan sesuai dengan dana pembangunan.
2. Membuat laporan data usulan pembayaran gaji, rapel ke Pemerintah Kota.
3. Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.
4. Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.
5. Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah (RAPBS).
6. Membuat laporan tribulan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).
7. Menyetorkan pajak PPN dan PPh.
8. Membagikan gaji atau rapel.
9. Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan 

metriyul