ADMINISTRASI PESERTA DIDIK, PROSES ADMNISTRASI PESERTA DIDIK, INSTRUMEN PENGELOLAAN KESISWAAN DAN PERAN GURU DALAM ADMNISTRASI

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Administrasi Peserta Didik (siswa)

Administrasi peserta didik (siswa) adalah seluruh proses kegiatan yang di rencanakan dan di usahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap seluruh peserta didik dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan agar dapat mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara kronologis operasional, rentangan kegiatannya  mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai mereka meninggalkan sekolahnya (eksit), karena telah tamat, meninngal dunia, putus sekolah atau karena sebab-sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik sekolah tersebut.

 Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu (UUSPN: 2003). Undang – Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional yang di maksud peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.

Pengertian administrasi peserta didik menurut para ahli

v   administrasi kesiswaan merupakan suatu penataan atau pengaturan segala aktivitas yang berkaitan dengan siswa, yaitu mulai dari masuknya siswa sampai dengan keluarnya siswa tersebut dari suatu sekolah atau lembaga tertentu.

v  Oemar Hamalik bahwa peserta didik adalah suatu komponen masukan dalam sistem pendidikan, yang selanjutnya diproses dalam proses pemdidikan, sehingga menjadi manusia yang berkualitas sesuai dengan tujuan pendidikan nasional.

v   Menurut Abu Ahmadi peserta didik adalah sosok manusia sebagai individu/pribadi (manusia seutuhnya).

v  Menurut ketentuan umum Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989 tentang sistem pendidikan nasional bahwa peserta didik adalah anggota masnyarakat yang berusaha mengembangkan dirinya melalui proses pendidikan pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.

2. Proses administrasi peserta didik

      Siswa dalam suatu lembaga pendidikan pada dasarnya merupakan suatu masukkan yang akan dikelola memjadi “barang jadi” (out put)  yang diharapkan. Untuk membentuk output yang  “berkualitas tinggi”, maka kepala sekolah harus memikirkan dan memperhatikan kualifikasi masukkan/siswa baru.

Oleh karena itu, beberapa kegiatan yang harus dilakukan dalam perencanaan dan penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:

a.       Penetapan daya tampung sekolah

Penentuan daya tampung sekolah dapat dirapatkan sokolah maupun panitia penerimaan siswa baru, ataupun pihak dinas pendidikan yang melakukan pembatasan jumlah maksimal di suatu sekolah. Selain hal di atas, penetapan daya tampung siswa juga dapat dilakukan dengan cara menghitung jumlah banyaknya bangku kosong yang tersedia bagi siswa

b.      Penetapan syarat calon siswa

Di samping ada spesifikasi tertentu pada masing-masing jenis sekolah, kantor dinas juga memberikan pedoman bagi sekolah tentang penerimaan siswa baru dan tugas sekolah adalah menjabarkan dari pedoman tersebut. Secara umum persyaratan tersebut adalah mencakup persyaratan umur, persyaratan akademik atau pendidikan, persyaratan kelakuan baik, kesehatan dan persyaratan keuangan. Beberapa persyaratan di atas, harus dibuktikan dengan persyaratan yang bersifat administratif.

c.       Penetapan panitia siswa baru

Penetapan siswa baru adalah kegiatan sekolah yang sifatnya incidental, hanya dilaksanakan satu kali dalam satu tahun.  Oleh karena itu, dibutuhkan pembentukkan kepanitian khusus dalam penerimaan siswa baru. Adapun beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh panitia penerimaan siswa baru adalah sebagai berikut:

1)      Mengedakan publikasi

2)        Mempersiapkan formulir penaftaran

3)      Menerima atau melayan pendaftaran

4)      Melaksanakan penyaringan

5)       Pengumuman calon yang diterima

6)      Mendaftar kembali calon yang diterima

7)       Membuat laporan pertanggung jawabkan

              Setelah siswa diterima di suatu sekolah, maka kegiatan lain yang perlu diikutinya adalah:

a.       Orientasi siswa baru

Orientasi siswa baru adalah suatu usaha sekolah untuk memperkenalkan potensi- potensi sekolahdan membantu siswa untuk beradaptasi kepada sekolah.

b.      Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah

Disiplin adalah keadaan tertib dimana orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tunduk pada peraturan-peraturan yang telah ada dengan rasa senang hati.

c.       Ganajaran dan Hukuman

Ganjaran adalah sesuatu yang diinginkan yang diterima oleh siswa karena mendapatkan prestasi, berdasarkan usaha dan tingkah laku yang pantas. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak diinginkan, namun siswa harus menerimanya karena  tigkah laku merekan yang tidak pada tempatnya.

C.     Instrumen Pengelolaan Kesiswaan

catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua jenis yaitu :

a.       Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: buku induk, buku kleper, catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah dan ada yang produk sekolah sendiri).

b.      Catatan siswa untuk masing-masing kelas yaitu buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, buku catatan Bimbingan dan Konselingm buku catatan prestasi murid, yang meliputi buku daftar nilai dan buku lagger, buku rport, dan buku mutasi.

            Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan. Instrumen yang dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain : 

a.       Buku Induk

Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut dapat meliputi identitas pribadi siswa sampai pada informasi mengenai nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah yang bersangkutan. Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh setiap sekolah karena melalui buku induk ini akan dapat diketahui berapa jumlah siswa yang terdaftar, identitas siswa secara lengkap. 

b.      Buku Klaper

Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang penting-penting. Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk itu. Daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama buku klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama murid  disusun menurut abjad 

c.       Buku /Daftar Keadaan Siswa

Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah. Biasanya gambaran keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi setiap bulannya.

d.      Daftar Hadir Siswa

Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah.

e.       File Penyimpan Berkas Siswa

Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik oleh sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua berkas itu sebaiknya dibundelkan menurut kelompok masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah ditemukan bila diperlukan.

D.    Peranan Guru dalam Administrasi Kesiswaan

Siswa merupakan salah satu sub-sistem yang penting dalam sistem  pengelolaan pendidikan di sekolah menengah. Administrasi siswa dilakukan agar transformasi siswa menjadi lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan, dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Administrasi siswa merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan selama siswa berada di sekolah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar-mengajar yang efektif. Dalam administrasi siswa guru lebih banyak berperan secara tidak langsung.

Beberapa peranan guru dalam administrasi siswa  di antaranya adalah:

1.      Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil bagian. Di antara mereka dapat ditunjuk menjadi panitia penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.

2.      Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat agar para siswa cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah pada saat pertama, dapat berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa anak untuk waktu-waktu selanjutnya.

3.      Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas, guru mempunyai andil yang besar juga. Guru diharapkan mampu mencatat/ merekam kehadiran ini meskipun dengan sederhana akan tetapi harus baik. Data kehadiran ini dimungkinkan untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap siswa, misalnya sebagai pertimbangan dalam menetapkan kenaikan kelas.

4.      Dalam memotivasi siswa untuk senantiasi berprestasi tinggi, guru juga harus mampu menciptakan suasana yang mendukung hal tersebut. Hal ini dapat mereka lakukan misalnya dengan membuat grafik prestasi belajar siswa-siswanya.

5.      Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangna penting, karena guru sebagai model dan menjadi contoh bagi siswa-siwa di sekolah.