ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
A. Pengertian administrasi sarana dan prasarana
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses ( usaha, pembangunan,
proyek).
Sedangkan secara etimologis (bahasa) prasarana
berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. misalnya:
lokasi/tempat, bangunan sekolah,lapangan olahraga, uang,dsb. Sedangkan
sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. misalnya;
ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dsb.
Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media
Pendidikan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, maka yang dimaksud dengan:
“Sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar
mengajar baik yang bergerak maupun tidak bergerak agar pencapaian tujuan
pendidikan dapat berjalan dengan lancar, teratur, efektif dan efisien”.
Dengan demikian dapat di tarik suatu kesimpulan
bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua komponen yang
sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan
untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Sarana pendidikan diklasifikasikan menjadi tiga
macam, yaitu :
1. Ditinjau
dari habis tidaknya dipakai
Dilihat
dari habis tidaknya dipakai, sarana pendidikan ada dua yaitu: sarana pendidikan
yang habis dipakai dan sarana pendidikan tahan lama.
a. Sarana
pendidikan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang apabila
digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif singkat. Seperi : Kapur, bahan
kimia dan sebagainya.
b. Sarana
pendidikan yang tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat yang dapat
digunakan secara terus menerus dan dalam waktu yang relatif lama. Seperti :
Kursi, meja, papan tulis dan sebagainya.
2. Ditinjau
dari bergerak tidaknya pada saat digunakan
Terbagi dua
yaitu : sarana pendidikan yang bergerak dan sarana pendidikan tidak bergerak.
a. Sarana
pendidikan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau
dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakainya, contohnya: almari arsip sekolah,
bangku sekolah, dsb.
b. Sarana pendidikan
tidak bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif
sangat sulit untuk dipindahkan, misalnya saluran dari Perusahaan Daerah Air
Minum (PDAM).
3. Ditinjau
dari hubungannya dengan proses belajar mengajar
Dapat
dibedakan menjadi tiga macam yaitu : alat pelajaran, alat peraga, dan media
pengajaran.
Adapun
Prasarana pendidikan di sekolah bisa diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu:
1)
Prasarana pendidikan yang secara langsung digunakan untuk proses belajar
mengajar, seperti ruang teori, ruang perpustakaan, ruang praktek keterampilan,
dan ruang laboratorium.
2)
Prasarana sekolah yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar
mengajar, tetapi secara langsung sangat menunjang terjadinya proses belajar
mengajar, misalnya ruang kantor, kantin sekolah, tanah dan jalan menuju
sekolah, kamar kecil, ruang guru, ruang kepala sekolah, dan tempat parkir
kendaraan.
B. Proses administrasi sarana dan prasarana
aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana
pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran,
pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana
pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut:
a.
Perencanaan
Perencanaan
sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan
kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah
kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses
perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan
karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan
kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.
Berkaitan
dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan
pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan
yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:
a)
Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap
unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
b)
Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu,
misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
c)
Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang
tersedia sebelumya.
d)
Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia.
Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua
kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan
perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan
yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan
pengadaannya.
e)
Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala
prioritas.
f)
Penetapan rencana pengadaan akhir.
b.
Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka
pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi
yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :
Ø
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
Ø
Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Ø
Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
Ø
Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
Ø
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
Ø
Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
Ø
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam
pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
a)
Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan
perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise,
faktor standarisasi dan normalisasi.
b)
Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk
mengusahakan standarisasi ialah :
Ø
Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis
atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
Ø
Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
Ø
Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu
lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
c)
Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian
alat-alat atau barang-barang ialah:
Ø
Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang
dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
Ø
Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas
benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara
produsen dengan baik.
Ø
Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan
harga.
Ø
Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas
barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
Ø
Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap
digunakan.
d)
Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas
pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
c.
Inventaris
Pengadaan
semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan
terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a.
Agar peralatan tidak mudah hilang.
b.
Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
c.
Memudahkan dalam pengecekan barang.
d.
Memudahkan dalam pengawasan.
e.
Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
d.
Penyaluran
Penyaluran
merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari
instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan
penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :
1.
Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian / pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu
disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga
sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional
2.
Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa
hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan,
pengangkutan dan pembongkarang.
3.
Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar
penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya
pengiriman dan sebagainya.
e.
Pemanfaatan dan pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
Ø
Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
Ø
Agar barang tidak mudah hilang.
Ø
Agar barang tidak kadaluarsa.
Ø
Agar barang tidak mudah susut.
Ø
Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1.
Pemeliharaan berdasarkan waktu
Ø
Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan
sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh
petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang
tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
Ø
Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan
berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua
minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
2.
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
Ø
Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan
barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
Ø
Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan
barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala
untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya
dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk
mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
f.
Penghapusan
Penghapusan
merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/
menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya
pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan
dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan
perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:
Ø
Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh
lebih besar yang disebabkan oleh:
a)
Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan /
pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.
b)
Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang
karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
Ø
Meringankan beban kerja inventarisasi karena
banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.
g.
Pengawasan
Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa
berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan
masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta
diperhatikan kerja samanya satu sama lain.
Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang
gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta
akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan
waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.
C. Peran guru dalam administrasi sarana dan
prasarana
Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang
di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap
satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang
memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan
potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta
didik.
Adapun
peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:
1.
Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran
2.
Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang
digunakan guru.
3.
Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa
Tidak ada komentar:
Posting Komentar