Bimbingan Konseling: ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A. Pengertian

Menurut The Liang Gie segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranganyang diperlukan dalam setiap organisasi. Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.

3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.

6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan, yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifuntuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan keterangan-keterangan

3. Membantu kelancaran perkembangan

B. Proses administrasi ketatausahaan

1. Persuratan/penataan surat

Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di atur dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud) republic Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan dan kearsipan dan kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan kebudayaan. Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.

Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-jenis surat, yaitu:

Ø Surat Dinas adalah surat berisi hal penting berkenaan denan administrasi pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah

Ø Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan

Ø Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan

Ø Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan

Ø Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf

Ø Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu

Ø Surat Edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada

Ø Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan

Ø Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan

Ø Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa

Ø Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut

Ø Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut

Ø Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

Ø Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian/peristiwa tersebut

2. Kearsipan/penataan arsip

Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:

a. Azas penataan arsip. Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.

b. Sistem penataan arsip

1) Berdasarkan masalah

2) Berdasarkan abjad

3) Berdasarkan tanggal

4) Berdasarkan nomor

5) Berdasarkan wilayah

c. Prosedur penataan arsip

1) Meneliti arsip yang akan disimpan

2) Mengelompokkan arsip

3) Meneliti kesesuaian lampiran

4) Mengklasifikasikan arsip

5) Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip

6) Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola

C. Tata Ruang Kantor /Sekolah

1. Pedoman letak

Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan.

2. Asas Tata Ruang Kantor

a. Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.

b. Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai

c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen.

d. Lingkungan Fisik

Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan inovasi baru untuk kemajuan lembaga.