KONSEP ORGANISASI DAN PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN

A.    Pengertian organisasi

Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu (Sondang P Siagian, 2012).

B.     Pengertian Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi (T Hani Handoko, 2009).

Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan.

C.    Struktur Organisasi

Menurut T Hani Handoko (2009) struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan nama organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja danmenunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Faktor utama dalam perancangan struktur organisasi adalah:

1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuan

2.      Teknologi yang digunakan

3.      Anggota yang terlibat dalam organisasi

4.      Ukuran organisasi

Unsur struktur organisasi adalah:

1.      Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas individual dan kelompok kerja

2.      Standardisasi kegiatan

3.      Koordinasi kegiatan

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.      Ukuran satuan kerja

D.    Pembagian Kerja

Pembagian kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personil karyawan di suatu perusahaan. Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja. Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja. Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat, dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih efektif dan efisiensi (T Hani Handoko, 2009).

E.     Departementasi

Departementasi adalah suatu aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokan disebutkan departementasi (T Hani Handoko, 2009).

1.      Departementasi Fungsional

Departementasi fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Departemen ini merupakan bentuk organisasi yang paling umun dan bentuk dasar dari departementasi. Individu dikelompokan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalkan organisasi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi. Pembentukan satuan organisasi yang masing-masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan, agar lebih tercapinya tujuan dengan tepat dan efektif dalam penggunaan waktu.

Pada departementasi fungsional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu:

1. Kebaikan

1)      Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama

2)      Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

3)      Memusatkan keahlian organisasi

4)      Memungkinkan pengawasan managemen puncak

5)      Tugasnya jelas

6)      Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7)      Hanya membutuhkan manager saja yang harus berwawasan luas

8)      Mudah dijelaskan pada anggota jika ada persoalan

2. Kelemahan

1)      Menciptakan konflik antar fungsi

2)      Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

3)      Umpan balik yang lambat

4)      Memusatkan pada kepentingan tugasnya

5)      Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif:

6)      Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7)      Komunikasi antar area tidak lancar jika ada problem

8)      Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hirarki

2.      Departementasi Devisional

Departementasi ini berdasarkan pada divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya organisasi otomotif, organisasi terbagi atau divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan, divisi keamanan. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Pada Departementasi  Devisional ini terdapat kebaikan dan kelemahan yaitu antara lain:

1. Kebaikan

1)      Semua kegiatan,ketrampilan,keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala

2)      Semua kegiatan mudah untuk dikordinasi dan prestasi kerja dipelihara

3)      Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat

4)      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

5)      Merumuskan tanggung jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja

6)      Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

7)      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah

8)      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

2. Kelemahan

1)      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

2)      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

3)      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

4)      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi

5)      Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.